ЭЛЕКТРОННЫЕ ДОКУМЕНТЫ В ТРУДОВЫХ ОТНОШЕНИЯХ 28.05.2020

ЭЛЕКТРОННЫЕ ДОКУМЕНТЫ В ТРУДОВЫХ ОТНОШЕНИЯХ

Реально ли участие в эксперименте для малого и среднего бизнеса?

В апреле 2020 года Государственной Думой был принят законопроект № 122-ФЗ «О проведении эксперимента по использованию электронных документов, связанных с работой».

Цель эксперимента – определение и создание условий для использования электронного документооборота в трудовых отношениях в диаде «работодатель-работник» и «работодатель-лицо, поступающее на работу». По результатам будут подготовлены предложения о внесении изменений в трудовое законодательство об использовании в трудовых отношениях электронных документов. 

Кто может участвовать в эксперименте?

Участие является добровольным. Работодатель и работник самостоятельно принимают решение: стать ли участником эксперимента и какие документы переводить в электронный вид. Разумеется, предварительное включение Вас в утвержденный перечень работодателей, разработанный Министерством труда, процедура уведомления работников о проводимом мероприятии, получение согласия или отказа, никто не отменял. А также критерии отбора работодателей еще не оглашены.

Учитывая современные реалии, никто не сомневается, что электронный документооборот облегчит жизнь работникам и кадровикам, снизит нагрузку на HR отдел. Такой процесс взаимодействия с сотрудниками должен стать оперативным и обеспечить экономические выгоды. Сокращение расходов на бумагу и картриджи, а также транспортировку и курьерскую доставку, аренду архивных и складских помещений, для крупных компаний поможет сохранить значительную сумму. Например, Сбербанк ежегодно тратит  2,5 млрд рублей на хранение 12 млрд листов документов, а общая площадь хранилищ составляет 70 тысяч кв.м. 

А как быть малому и среднему бизнесу? 

Кадровые документы помещаются в паре шкафов, а расходы на участие в эксперименте несравнимы с затратами на бумагу. Законопроект гласит, что все затраты при переходе в цифру ложатся на плечи работодателя: приобретение электронной подписи на каждого работника, который участвует в эксперименте, а также организация системы хранения электронных документов, обеспечение безопасности и т.д. А кто подскажет компаниям, какие документы выбрать для перевода в электронный формат и как работать в не определенном еще правовом поле? Изменения в ТК только готовятся, и эксперимент служит платформой для поиска верных решений.

Да, компания самостоятельно решает, какие документы, связанные с работой, перевести в «цифру». Их перечень утверждается в соответствии с Положением о порядке проведения эксперимента. Исключение составляют электронные трудовые книжки и сведения о трудовой деятельности работников, представленные в электронном виде. Однако выбирать документы для эксперимента нужно осторожно. Скорее всего, кадровому работнику предстоит изучить дополнительную информацию, подготовить и согласовать план-проект или даже проконсультироваться с опытным специалистом или внешним консультантом. 

Наши комментарии

При подготовке к эксперименту работодатель должен следовать определенному алгоритму:

  • Проанализируйте свой документооборот и определите перечень документов, которые будут переведены в электронный вид. Эксперты Moore ST считают, что лучше, чтобы это были массовые документы. Трудовой договор, который заключается один раз на весь период работы, а изменения вносятся от силы раз в год, не стоит затраченных средств и усилий, особенно для предприятий небольшого размера. 

  • Сообщите своим работникам о том, что компания планирует принять участие в эксперименте, и какие конкретно документы будут переведены в цифру.

  • Соберите согласия c работников. Скорее всего, будут и те, кто откажется.

  • Определите до запуска эксперимента у себя в компании, какой вид электронной цифровой подписи (ЭЦП)  вы будете использовать. Это важно, так как стоимость ЭЦП зависит от ее вида.

  • Помните, что документы необходимо хранить в электронном виде, обеспечивать работников доступом к ним, организовывать защиту данных, в том числе от безвозвратной потери. Утрата документов – это значительные риски, как для компании, так и для работника.

  • А еще, электронное взаимодействие вас, как работодателя, и работника должно быть документально закреплено в компании. Необходимо разработать и оформить надлежащим образом целый ряд документов (регламент, заявления, положения, правила и т.д.). 

И напоследок…

Вначале все кажется очень трудным, но если углубиться в трудовое законодательство, требования ведения документооборота, архивного хранения и разобраться в деталях, то компания получит определенные преимущества – высокую скорость оформления документов, прозрачность и опыт. Можно пойти по простому пути и передать этот процесс на аутсорсинг. Команда консультантов, которые уже обладают глубокими знаниями, поможет осуществить задуманное. Например, расскажет вам о портале Работа в России, если вы о нем не знали и проконсультирует, как сократить расходы на ЭЦП. 

MOORE ST считает, что прежде чем включаться в эксперимент, следует по максимуму определить и исключить возможные кадровые риски. Цифровой способ трудовых отношений не снимает ответственности с компании за нарушение законодательно регламентированных алгоритмов трудового взаимодействия с работниками (будь то прием/увольнение/сокращение), а также обязанность иметь необходимые локальные нормативные акты и положения, установленные трудовым законодательством.

Лучший способ избежать проблем – это изучить систему кадрового учета у себя в компании, исправить ошибки и постараться не допускать их в будущем. Для этого проведите кадровый аудит или, как его еще называют, аудит кадровой документации. Сделать это можно также своими силами, привлечь стороннюю организацию или организовать совместную проверку с привлечением консультантов консалтинговой компании, что может значительно сократить расходы на кадровый аудит и трудозатраты штатных сотрудников. 

Специалисты MOORE ST остаются в вашем распоряжении даже в период удаленной работы. Если у вас возникли вопросы, мы готовы на них ответить. 



Возврат к списку