Как работать в ситуации неопределенности, сократить расходы в кризис и не потерять позиции? 01.04.2022

Как работать в ситуации неопределенности, сократить расходы в кризис и не потерять позиции?

В связи с последними геополитическими событиями в мире, у многих компаний встал вопрос о мерах, которые необходимо предпринять для сокращения расходов. Ключевой целью всегда является, как минимум, снизить издержки без потерь своих позиций, и как максимум, обеспечить устойчивый рост в условиях открывающихся возможностей.

Сокращение расходов на краткосрочную перспективу решает проблему здесь и сейчас, при этом может негативно сказаться на будущем. В частности, на персонале и его демотивации, и, как следствие, может привести к дефициту ресурсов и т.д. Итак, что же должно быть в эффективной стратегии? С чего начать и как не упустить тенденции, сосредоточившись на разработке стратегии?


1. Сохраняйте спокойствие

Руководство компании должно демонстрировать стойкое лидерство и не поддаваться панике. От настроя главных лиц организации зависит настрой её персонала. Спокойствие – это хладнокровие перед лицом потрясений, это способность трансформировать эмоции в результат. Сосредоточьте внимание команды на ключевых задачах организации. Дайте сотрудникам цель и позвольте исполнять, а не безвольно наблюдать за происходящими событиями. 

Будьте энергичны, предприимчивы, сохраняйте коммуникацию с командой, информируйте обо всех решениях и событиях. Помните, что отсутствие и недостаток информации порождает слухи и дестабилизирует обстановку в коллективе.


2.  Налаживайте отношения с персоналом

Выстраивайте здоровую атмосферу в коллективе. Оцените все «за» и «против» прежде, чем прибегнуть к сокращению численности штата. Подумайте о внутренних связях в коллективе, которые сформировались и должны будут наладиться после потрясений. Попробуйте спрогнозировать будущее. Чем меньше текучка работников, тем меньше в будущем компания будет нанимать персонала. Значит будет больше затрат времени на обучение новичков, вся ответственности ложится на персонал и скоро приведет к выгоранию. Оцените свои кадровые ресурсы и определите, какие мощности могут вам потребоваться в будущем, как сохранить персонал и повысить эффективность без увеличения затрат. 

Не стоит надеяться, что перегруженный персонал будет работать на пределе своих возможностей, несмотря ни на что. Когда усталость и некомфортная обстановка на рабочем месте станет невыносимой, сотрудники начнут искать работу в другом месте. Непредвиденное замещение персонала в условиях кризиса может создать серьезную проблему для бизнеса. Это будет выражаться как в увеличении затрат на подбор, так и на обучение и адаптацию новичков. Решением всегда может быть дистанционный или гибридный режим работы, а также привлечение аутсорсинга на функции, в которых была непредвиденная потеря персонала.
 

3.  Проверьте свой стратегический план

У большинства компаний стратегический план был разработан и утвержден еще в конце 2021 года. Глобальные события заставили пересмотреть многие стратегии. Также изменилось понимание долгосрочности и краткосрочности плана, для одних временные рамки сузились до месяца или квартала, для других недели или дня.

Пересмотрите свои планы и сроки, но помните, про принцип Парето. Не стоит тратить на разработку плана месяцы. Ситуация меняется так стремительно, что увлекшись планированием, можно упустить возможности.

Подготовьте стратегию реагирования, согласуйте модель поведения с руководством компании и проинформируйте менеджмент. Это позволит экономить время и проявить гибкость согласно ситуации. Команда будет готова, уровень стресса снизится, а риски можно будет своевременно минимизировать.


4.  Создайте антикризисную команду

Если вы этого еще не сделали, сформируйте команду лидеров, которые будут готовы быстро реагировать на изменения, искать решения, анализировать события, внедрять изменения. Наделите ее полномочиями, добавьте кросс-функциональности и предоставьте ресурсы. Команда не только определит возможные риски и нивелирует последствия кризисных моментов, но и обнаружит возможности для роста и развития. Подготовит гибкий список задач на краткосрочную перспективу, что поможет определить направления развития и начать движение в приоритетных направлениях. 

Главное помните, что такое положение дел не навсегда. Все стабилизируется, поэтому чрезмерно пессимистичный или оптимистичный прогноз необходимо иметь в виду, но не зацикливаться на нем. Помните об отсроченных последствиях. Архивируйте информацию для целей прогнозирования на будущее.


5.  Держите постоянный контакт с контрагентами

Интересуйтесь, как себя чувствует бизнес, можете ли вы что-то предложить клиента или чем-то помочь поставщикам. Помочь можно разными способами. Предоставьте данные, поделитесь мнением, если вас об этом просят, посоветуйте консультанта или предложите новую модель взаимодействия. Если стандартные условия не оправдывает ожиданий или становятся бременем, обходятся чрезмерно дорого для клиента или для вас. Пересмотрите пакеты ваших услуг и ценовую политику. Ориентируйтесь на маржинальность, а не только на выручку. 

Рассмотрите новых поставщиков. Вследствие санкций многие иностранные поставщики приостановили свою деятельность в РФ или ушли с рынка. Рассмотрите других поставщиков: российские и азиатские компании (дружественные). Проанализируйте свое потребление, возможно вы могли бы отказаться от части товаров или заменить их на дешевые аналоги.
 

6. Передайте ведение учета, юридическое сопровождение, свои административные и второстепенные функции

Автоматизируйте рутинную работу и ручные операции через внедрение специализированного программного обеспечения (ПО). Проведите инвентаризацию своих программных продуктов (ПП). Часто, покупая одну технологию, компания сама того не зная, покупает и другие, которыми никогда не пользуется, следовательно тратится на аналоги в качестве отдельной технологии. Этого можно избежать, проанализировав, какими ПП в данный момент пользуется организация и какие из них можно заменить или вовсе убрать из рабочего процесса. Бизнес часто использует ПО не на полную мощность, функции могут дублироваться, а автоматизация саботируется персоналом или не приносит «Вау» эффекта. Решением может быть вовлечение персонала в процесс поиска способов экономии. Когда каждый готов внести свою лепту в сохранение рабочих мест путем сокращения издержек на ненужно ПО или повышение эффективности работы, это может принести больше пользы, чем простое сокращение численности штата.

Вторым вариантом может быть обращение за помощью в аутсорсинговые компаний. Процесс там уже налажен и, передав им часть функций вы не только сократите затраты, но и повысите эффективность. Это поможет сократить количество вакансий, частично снизить затраты на страховку и тем самым снизить расходы компании. 

Обязанности по ведению бухгалтерского учета, кадрового делопроизводства, секретарские и курьерские функции. Все это можно снять с внутреннего персонала компании. Достаточно передать административные задачи сторонним организациям, которые специализируется на быстром и качественном выполнении этих функций и тем самым снизить свои затраты. 

Обсудите с поставщиком таких услуг расходы, которые вы хотели бы сократить. Большинство аутсорсинговых компаний могут не просто забрать на себя ведение учета, но и предложить сценарий оптимизации процессов, что позволит повысить эффективность и снизить расходы.


7. Сократите масштаб мероприятий в рамках корпоративной и социальной ответственности

Если в вашей компании ведутся благотворительные, социальные или экологические проекты, возможно, стоит рассмотреть вопрос об их приостановке. Несмотря на приверженность нашей компании принципам ESG, мы не можем обойти такую меру стороной и должны предложить клиентам приостановить или сократить расходы на эти нужны.

Разумеется, что в первую очередь стоит отменить масштабные корпоративные мероприятия (праздники, фестивали). Альтернативой как раз могут служить скромные поездки на природу с целью посадки деревьев, очистки от мусора территорий или мероприятия в пределах офиса с домашними угощениями и приятными беседами. Если этого будет недостаточно, прочие социальные мероприятия также стоит отменить или остановить их финансирование до момента стабилизации положения. 

Самое главное в данной ситуации позволить персоналу самостоятельно выбрать, от каких расходов в этой сфере стоит отказываться. Это будет решение команды, а не руководства, что может помочь нивелировать негативные последствия от таких решений. Ваша команда будет вместе с менеджментом работать над внутренними противоречиями и информировать каждого о позитивном влиянии таких решений.

 

8. Пересмотрите условия страхования

Страхование — отличная область для сокращения расходов. Вероятно, компания не будет нуждаться во всех страховых покрытиях, которые были раньше. Если вы пересмотрели свои продуктовые линейки или отказались от части контрагентов. А быть может вам необходимо перекрыть новые риски, о которых вы не думали в период стабильности.

 

9.  Сократите потребление электричества, упаковки и т.д.

За счет выключения компьютеров и техники в конце рабочего дня, а также автоматизирования освещения в помещениях, можно сэкономить достаточно много электроэнергии. Может быть вы применяете солнечные батареи для наружных вывесок или повторно используете упаковку, сдаете бумагу, батарейки или лампочки. Повторное использование, внимательное отношение к логистике (чтобы не включать дополнительные затраты на доставку) и включение этих пунктов в договоры с контрагентами это «…инвестиции … для долгосрочного снижения затрат, которые полезны как для вашей прибыли, так и для планеты» - сказал Джеффри Бартель, управляющий директор Hamptons Group, LLC; цитату которого привел журнал Форбс.


10.  Сокращайте арендуемые площади

После расходов на заработную плату следующей крупной статьей расходов, как правило, стоят расходы на аренду помещений. Переводите своих работников на удаленный режим или гибридный, если это возможно. В большинстве случаев это выгоднее, чем работа в офисе.

Приведенный список мер может меняться в зависимости от особенностей вашего бизнеса, выбранной модели ведения бизнеса, масштабов и текущих условий. Главное – применяйте комплексный подход.


Важно помнить:

·        Каждая компания переживает кризис по-разному.

·        Снижение расходов не должно влиять на качество.

·        Сокращение расходов влечет за собой целую цепочку изменений, которыми необходимо управлять и которые требуется отслеживать.

·        Расходы — это не всегда плохо, они могут стать инвестициями в будущее.

·        В условиях кризиса необходимо чаще пересматривать свои стратегические планы.

·        Не всё зависит от лидера и руководителя.

Придерживайтесь выбранной стратегии, позвольте своей команде вам помочь, реагируйте на изменения оперативно.

Воспользуйтесь советом и услугами эксперта, если ваша команда не обладает необходимыми компетенциями.

Сокращайте издержки и не пытайтесь решить все проблемы одномоментно и в одиночку.

Для вас команда MOORE ST остается на связи. Мы готовы предложить вам наш опыт, услуги антикризисной группы, взглянуть на ваши проблемы под другим углом, ответить на вопросы и помочь справиться с трудностями.

Мы помогаем вам процветать в этом меняющемся мире.

 

E moscow@moore-st.ru

T +7 495 589 3498


Возврат к списку




Моор СТ- независимая группа компаний со стопроцентным российским участием.