Кейс: новое осмысление систематизации управления бизнесом 03.12.2021

Кейс: новое осмысление систематизации управления бизнесом

Консалтинговые проекты нередко дают богатую пищу для размышлений, особенно когда удается глубоко погрузиться в различные аспекты деятельности клиента.

Одним из таких недавних случаев стал проект, посвященный анализу существующей системы внутреннего контроля в российском филиале международной торговой компании. Помимо команды Moore ST в этом проекте были задействованы коллеги из Германии. Изучая контрольную среду организации, они отметили, что в России очень много нормативных актов, которые регулируют внутренние процедуры деятельности предприятий. 

На первый взгляд совсем неплохо, когда имеются готовые инструкции и шаблоны документации. Казалось бы, достаточно немного адаптировать эти инструкции под специфику конкретной организации и можно получить готовые регламенты для бизнес-процессов с элементами внутреннего контроля. Интересно то, что в развитых странах вовлечение государства во внутренние дела компаний минимально. При этом собственники организаций и их руководство, осознавая свою ответственность за разработку и поддержание эффективной системы риск-менеджмента, стараются максимально систематизировать управление компанией.

На предприятии (из нашего кейса) руководство и персонал относились к идее регламентации как к неким бюрократическим формальностям, которые нужны лишь для соблюдения требований законодательства. Неудивительно, что компания систематически сталкивалась с нежелательными событиями, такими как:

·       рекламации;

·       возврат проданных товаров;

·       пересортица и другие ошибки в складском учете (нередко на очень крупные суммы);

·       злоупотребление ресурсами компании со стороны менеджеров отдела продаж (руководство само уволило провинившихся сотрудников до привлечения консультантов);

·       проблемы с дебиторской задолженностью и другим. 

Кроме этого были выявлены рискованные ситуации, которые могли привести к существенным потерям:

·       фактическое отсутствие разграничений полномочий в работе с системой Банк-клиент;

·       чувствительная коммерческая информация в открытом доступе для всех сотрудников компании;

·       неформализованный управленческий учет;

·       отсутствие привязки бюджета расходов компании к стратегическим целям компании и другие.

По нашему мнению, все это является следствием нежелания стремиться к систематизации процесса управления компанией.

Исходя из нашего опыта, такая ситуация характерна для многих компаний, которые только начинают выходить из стадии становления. Довольно часто, руководство склонно относиться к регламентированию бизнес-процессов как к какому-то второстепенному элементу в жизни предприятия. Однако встречается и другая крайность: управленческая команда слепо копируют регламенты других компаний без тщательного анализа целесообразности и эффективности данных мер, а также без привязки к конечным стратегическим целям. В результате у менеджеров не остается ничего, кроме разочарования от идеи построения регламентированных бизнес-процессов.

Феномен сопротивления коллектива внедрению новых систем известен давно, однако нужно осознавать, что это может быть результатом неосознанного сопротивления и со стороны самого руководства компании.

Обыденная интуиция управленца диктует, что регламенты и правила могут служить только тормозом для функционирования реального бизнеса. Такая привычка мышления неконтролируемо срабатывает в каждом моменте принятия управленческих решений.

 

ПЕРЕСМОТР ОТНОШЕНИЯ 

Ниже мы попытались сформулировать некоторые контр-интуитивные максимы, касающиеся регламентации бизнес-процессов, которые стоит обдумать:

·       Бизнес, как система усложняется по мере изменений вне зависимости от того, были ли они запланированы или нет. Увеличение штата сотрудников, клиентов, поставщиков, расширение объема операций, продаж, производства, увеличение запасов неизбежно приводит к усложнению фунцкионирования бизнеса. Соответственно, чем больше возникает сложностей, тем менее управляемым становится бизнес, и хаотичные, стихийные решения все чаще похожи на попытку «тушения пожаров».

·       Опыт ситуативного управления, который был сформирован на старте бизнеса, может не сработать при выходе бизнеса на стадию устойчивого роста, и не следует бездумно полагаться на методы работы, которые перестали быть актуальными.

·       Грамотно формализованные механизмы внутреннего контроля не только снижают риски потерь бизнеса, но и увеличивают эффективность бизнес-процессов. По опыту успешных внедрений систем контроля можно наблюдать устойчивый рост рентабельности компаний.

·       Грамотно регламентированные бизнес-процессы не только не подавляют свободу, инициативность, но и наоборот - дают пространство личностному развитию сотрудника.

·       Рутинные процессы, когда они правильно разработаны и автоматизированы, освобождают колосальные творческие ресурсы менеджеров и рядовых сотрудников, что ощутимо помогает искать и находить новые идеи для дальнейшего прорыва.

 

ЧТО НЕОБХОДИМО СДЕЛАТЬ ДЛЯ ПРАВИЛЬНОЙ СИСТЕМАТИЗАЦИИ ДЕЯТЕЛЬНОСТИ ОРГАНИЗАЦИИ:

·       Ясное формулирование стратегических целей компании

·       Формулирование этического кодекса организации, которому будут следовать все уровни от руководства до рядового сотрудника

·       Тщательный анализ текущих и исторических показателей деятельности организации

·       Построение матрицы рисков

·       Выявление ключевых бизнес-процессов

·       Проектирование бизнес-процессов с механизмами документооброта и контрольных мер

·       Программа мотивации сотрудников по поддержке бесперебойного функционирования и улучшения бизнес-процессов.

 

Систематизация – это по своей сути ограничение хаоса и концентрация энергии для достижения целей. Успешная регламентация и автоматизация процессов позволяет высвободить ресурсы и открыть новые возможности для достижения амбициозных стратегических целей компании. Внедрение надежных систем способствует более позитивному настрою со стороны сотрудников, снижению числа стрессовых ситуаций и созданию новых возможностей для личностного и карьерного роста. Систематизировав процессы бизнес может добиться гармоничного развития и устойчивого роста рентабельности компании.

 

E moscow@moore-st.ru

T +7 495 589 34 98

 


Возврат к списку




Моор СТ- независимая группа компаний со стопроцентным российским участием.